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こんにちは。みそら税理士法人でございます。
2016年1月より導入されたマイナンバー制度。
2020年度からは健康保険証としても使用できるようになると言われており、その重要度はどんどん高まっています。
マイナンバーカードがあれば本人確認ができるため、運転免許証を持っていない人や未成年の人の身分証明書としても重宝される存在ですよね。
カード裏面に記載されている12桁のマイナンバーは、日本全国民1人1人が固有に割り当てられ、『税・社会保障・災害対策の手続き』などの行政手続きの際に使うべき番号として義務付けられています。
さらにマイナンバーは税務署に提出する所定の書類や、年度末調整（確定申告）書類にもマイナンバーの記載が必須となったため、税理士との関係性がとても高いのです。
そのためマイナンバーの管理を税理士に委託しようと考える人も多く、法律でもマイナンバーに関わる業務の委託が認められています。
(番号法10号)
マイナンバー業務を税理士に委託するには
マイナンバー業務を行うには、厳格なルールのもとで、きちんと管理できる”体制や基準”が整っていなければいけません。
マイナンバー管理は情報漏洩などの危険性も含んでいるため、簡単なことではないのです。
多くの人が出入りする企業などでは、社員のマイナンバーを管理する業務を社員に扱わせるのは難しいケースもあります。
情報漏洩への懸念やあらたな管理業務が増えるなど、コストが余分にかかる可能性もあるからです。
そのような業務負担を減らすため、税理士へのマイナンバー管理委託をおすすめします。
顧問契約をしている税理士が居る場合は、マイナンバー業務の委託が可能どうかを確認してみましょう。
税理士契約がない場合は、お近くの税理士事務著や税理士法人に問い合わせてみてください。
税理士に委託する際の注意点
税の専門家である税理士にマイナンバー業務を委託するのは安全度が高くおすすめですが、税理士に委託する際にはいくつかの注意すべき点があります。
まずは以下2点を把握しておきましょう
- 税理士などの外部に委託すればマイナンバー管理に関す責任がゼロになるのではない
- マイナンバー管理は本来事業者がするもの。委託と同時に事業者にも監督責任が発生する（番号法11条）
マイナンバー業務委託のための契約書を交わす際は、以下の内容がきちんと記載されているか必ずチェックしておきましょう。
- 秘密保持の義務
- マイナンバー持ち出し・目的外使用の禁止
- 再委託の条件
- マイナンバー情報漏洩時の委託先の責任範囲
- マイナンバー委託契約終了後の返却・破棄について
- 従業員への監督・教育
- 契約内容遵守の報告義務←必須！
さらに、トラブル回避のためには、マイナンバー業務を委託する税理士事務所または法人の委託先に対し『実地調査』が可能かどうかを確認しておくことをおすすめします。
◆マイナンバーの情報漏洩には以下のような重い罰則が設けられている◆
- 正当な理由がなく外部にマイナンバーを提供⇒4年以下の懲役または200万円以下の罰金
- 業務上知り得たマイナンバーの漏洩⇒3年以下の懲役または150万円以下の罰金
これらはケースによっては双方に罰則が科せられる場合もあります。
「必要かつ適切な監督」を行っているか
マイナンバー業務の委託の際には、「必要かつ適切な監督」を行われているかを確認しましょう。
マイナンバー1つで各行政機関の個人情報が連携して利用でき便利になった反面、マイナンバーのセキュリティを高めておかなければ危険度が増すからです。
国が定めるマイナンバーを守るための指針『4つの安全管理措置』をチェックしましょう。
- 組織的安全管理措置
- 人的安全管理措置
- 物理的安全管理措置
- 技術的安全管理措置
『組織的・人的・物理的・技術的』という4つを簡単に解説すると以下のようになります。
1：組織的安全管理措置
責任者や担当者の”情報範囲を明確”にしておくこと。
万が一マイナンバー情報が漏洩してしまった場合の体制についても明確化。
システムやシステムログへの情報の記録管理も含まれます。
2：人的安全管理措置
マイナンバー業務管理の担当者（人）からの漏洩を防ぐために監督、利用に関しての教育を行う
3：物理的安全管理措置
ICカードなどを利用した認証システムの設置、アクセス制限などを行って個人情報に対して物理的に扱う区域を設置すること
4：技術的安全管理措置
ITを利用した情報システムのセキュリティ管理（アクセス制御・アクセス者の識別認証・外部不正アクセス防止・情報漏洩防止）ができていること
委託先の「適切な選定」をしているか？
税理士に委託する際には、以下のような管理状況が整っているかを選定条件にしてください。
- 設備：マイナンバーが記載された書類管理（鍵付きの管理棚や引き出し、管理区域など）
- 技術：マイナンバーを管理するPCへのアクセス制御をしているか（技術面の水準）
- 人：業務を委託する税理士事務所・法人の社員や授業員の監督や教育、理解
- 経営：健全に経営が行われているか、トラブルがないか
これらをチェックし、マイナンバー管理業務を安心して委託できる税理士事務所・税理士法人かどうかをしっかりと検討しましょう。
まとめ
マイナンバー制度が整備され、わたしたちの生活はとても便利な方向に導かれようとしています。
でも、あらゆる情報が1つにまとめられる便利さとは裏腹に『情報漏洩の危険性』は高まっているのです。
マイナンバー管理には細心の注意が必要。
雇用や税、行政機関での使用はもちろん、これからますます使用場面が増えて行くマイナンバーを安心安全に管理しましょう。
今回解説した注意事項をチェックして税の専門家である税理士への委託を検討してみませんか？
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