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こんにちは。廣岡会計 上吹越(かみひごし)です。
今回は平成２８年１月から開始されるマイナンバー制度についてご紹介します。
このテーマは以前にも概要部分のみ記載させて頂きましたが、
実務レベルでの対応方法が明らかになってきましたので、改めてご案内させて頂きます。
(前回のブログはこちら)
マイナンバー制度では、取り扱いや保管、廃棄など、企業には様々な対応が求められています。
そこで、マイナンバー制度への対応に関して、今回から３回にわたって記載いたします。
各回の内容は以下です。
その１ ： マイナンバー制度のスケジュール・従業員からの収集に関して
その２ ： 保管方法と安全管理措置
その３ ： 従業員以外の収集に関して・廃棄方法・委託に関して ほか
今回は 第１弾 「マイナンバー制度のスケジュール・従業員からの収集に関して」 です。
? 概要とスケジュール
? 従業員からのマイナンバー収集に関して
? 新規採用、退職、結婚・出産した場合の手続きに関して
盛り沢山の内容になるため、定番(？)の脱線小ネタ話は割愛させて頂きます。
楽しみにされていた方ごめんなさい。。。。。 (というか、いませんね)
概要とスケジュール
国民の一人ひとりに、マイナンバー(１２桁の個人番号)が割り当てられ、平成２８年１月から
社会保険・税等の行政手続きで利用が開始されます。
企業では、従業員から収集したマイナンバーを、源泉徴収票や健康保険・厚生年金保険・雇用保険関係の
届出書に記載することになります。
各業務に関して、マイナンバーの利用開始の時期が異なりますので、
以下にスケジュールを記載いたします。
(出所)TKC出版資料をもとに作成
ポイントは以下です。
・平成２７年１０月より各家庭に「通知カード」が届く → 収集開始
・平成２８年１月から雇用保険業務、退職者への源泉徴収票などに利用開始
・平成２９年１月から健康保険業務などで利用開始
上記から考えると、平成２８年１月以降に、企業側で実際にマイナンバーを初めて利用する場面としては
以下が想定されます。
・新規採用した場合に、雇用保険の資格取得届出で利用
・退職者に対して、『退職所得の受給に関する申告書』などで利用
従業員への案内とマイナンバー収集に関して
平成２７年１０月より前に従業員の方々に対してマイナンバー制度について案内・教育を行い、
従業員の方にもマイナンバー制度に関して理解してもらうことを勧めます。
具体的に従業員に伝えるべき内容は、以下の４点と考えます。
?マイナンバーの利用目的について
?マイナンバーの通知について
?「通知カード」と「個人番号カード」の違いについて
?禁止事項について
上記の内容に関して説明文書などを作成し、従業員の方に配布するのが良いかと思います。
続いて、マイナンバーの収集方法に関してです。
収集の際に、以下の３点が必要と考えます。
?従業員に対して利用目的を説明する。
?従業員、扶養親族の通知カード(又は個人番号カード)を提出してもらう。
?『扶養控除等申告書』を記載・提出してもらう。
『扶養控除等申告書』を提出してもらうことにより、番号が一致していることを確認できます。
参考)平成２８年分からの『扶養控除等申告書』にはマイナンバーを記載する欄が追加になります。
(出所)国税庁HP
新規採用、退職、結婚・出産した場合の手続きに関して
ここからは具体的な場面に当てはめて、マイナンバーの取り扱いを記載していきます。
【新規採用時】
従業員から収集する場合と少し異なります。
?利用目的を説明する。
?『扶養控除等申告書』を記載・提出してもらう。
?本人確認を行う。
「番号確認」(番号カードで行う)と「身元確認」(運転免許証等)の２つで確認を行います。
【退職時】
税金に関する申告、健康保険・厚生年金・雇用保険の届出の際に、マイナンバーが必要になります。
?『退職所得の受給に関する申告書』に番号を記載する。
?健康保険・厚生年金保険の『被保険者資格喪失届』に番号を記載する。
?雇用保険の『被保険者資格喪失届』に番号を記載する。
※いずれの手続きにおいても、番号が間違っていないかを確認しましょう。
【結婚・出産時】
?配偶者が新たに国民年金第３号被保険者に加入する場合
第３号被保険者の届出に番号を記載する。
?出産した場合
従業員に『扶養控除等申告書』の追加記載をしてもらう。
平成２７年１０月までに行うべきこと
最後に、まとめとしてマイナンバー対応項目チェックリストを記載いたします。
今回は、通知カードの郵送までにすべきことに絞って列挙いたします。
□ マイナンバーの取扱担当者・責任者を決めたか？
□ マイナンバーの要点、禁止事項に関して、社内に案内・研修をしているか？
□ マイナンバーの利用目的を従業員に説明しているか？
弊所では、社内説明資料のテンプレート、従業員へのマイナンバー収集の依頼資料のテンプレート等を随時作成しております。弊所の顧問先様に対しては順次お渡しする予定です。
また、顧問先様以外の方でもご要望あればお渡しすることも可能です。お気軽にご連絡頂ければと思います。
企業にとって、マイナンバー制度は対応することが多く、コスト的にも負担増になることが予想されます。
ただ、見方を変えれば、これを機に社内セキュリティ体制の再構築、確立に繋がることが想定されます。
その結果、対外的な信用度が向上し、受注の拡大、新規採用者の増加等に結びつくかもしれません。
「ピンチはチャンス」です。一緒に前向きに頑張りましょう。
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