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労務書類の整備と保存期間について


こんにちは。みそら社会保険労務士法人 白濱です。

早いもので、今年もあと3ヵ月足らずとなりました。

来年からのフリーアドレス実施に備え、業務の合間に机や棚のファイルや書類の整理をしています。

なかなか大変ですが、整理整頓は生産性向上のための第一歩、頑張りたいと思います。

 

書類の法定保存期間について

事業活動における書類には、会社法、税法、労働基準法、雇用保険法等で定められた法定保存期間があります。

目安として、会社法は10年、経理関係は7年、労働・社会保険関係は2~5年ですが、定款・登記書類等、永久保存が必要な書類もあります。

ここでは、労働基準法、労働保険、社会保険、雇用保険について作成・保存が必要なおもな書類とその法定保存期間をまとめました。

根 拠 法 書  類  名 保 存 期 間 起  算  日
労働基準法

安全衛生法

労働者名簿 5年(当面3年) 退職日または死亡日
賃金台帳 5年(当面3年)*税法上は7年 最終支払日
労働時間の記録に関する書類(出勤簿、残業命令書等) 5年(当面3年)*税法上は7年 該当給与の最終支払日
雇入れ又は退職に関する書類(履歴書、労働条件通知書、解雇通知等) 5年(当面3年) 退職日または死亡日
有給休暇管理簿 5年(当面3年) 期間満了日
就業規則・諸規程、就業規則届、意見書 定めなし
時間外・休日労働に関する協定書(36協定) 5年(当面3年) 協定の有効期限満了日
健康診断個人票(雇入健康診断、定期健康診断) 5年 作成日
労働保険関連法 労働保険に関する書類(成立、申告、徴収等) 3年 完結日
労災保険に関する書類(災害補償等) 5年(当面3年) 完結日
雇用保険法 雇用保険に関する書類 2年(被保険者に関する書類は4年) 完結日
社会保険関連法 健康保険・厚生年金保険に関する書類 2年 完結日

社会保険、労働基準監督署の調査がきた!

上記のうち、年金事務所や労働基準監督署の調査で必ず提出が求められる書類があります。

年金事務所による社会保険調査は新規適用から半年後、その後は3、4年に一度定期的に実施されます。

労働基準監督署の定期調査は、数年に1回、その年度の調査対象となる業種や項目について偶然対象となった事業所に実施されます。

調査通知が来た時に慌てないよう、いまから帳票の整備を進めておきましょう。

 

詳しくはみそら社会保険労務士法人までお気軽にお問合せください。

 

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