平日9:00-17:30
こんにちは。廣岡会計 上吹越(かみひごし)です。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
今回は、税務・会計から少し視点を変えて、
弊所で使用している便利なツール・ソフトをご紹介したいと思います。
以下に焦点をあてて、ツール・ソフトをご紹介します。
・会計処理
・文書管理
・遠隔操作
たまには、こんなブログもありですよね。。。
気持ちを楽にしてご一読頂ければと思います！
自動で取引を取得、仕訳する
弊所では様々な会計ソフトを利用していますが、その中でも今回は「MFクラウド」のご紹介をします。
こちらのソフトの強みは、何と言っても「銀行取引明細の自動取得機能」と「自動仕訳機能」です。
インターネットバンキングをされていることが条件にはなりますが、
銀行の取引明細、つまり通帳の一行一行の取引を自動で取得し、自動で仕訳までしてくれます。
例えば、電気料金の支払は「水道光熱費」、生命保険料などの支払は「保険料」といった感じです。
仕訳ルールを作成することも可能ですので、使えば使うほど自動仕訳が強化されていきます。
さらに、クレジットカードや電子マネーに加え、Airレジ、Square等のPOSの情報も自動で取得します。
これらの機能により、会計データを自ら入力する時間が大幅に削減され、
経営状況を把握するスピードが上がります。
こちらのソフトはクラウド上(インターネット上)で使用するソフトになりますので、
パソコンへのインストールは不要になります。アップデートの作業も不要です。
このように、MFクラウドは利用者様の入力作業、時間を省略出来るという点において、
大きなメリットがあります。素晴らしいソフトです。
我々のような会計事務所、会計ソフト会社の皆様にとってはあまり嬉しくない機能なんですけどね笑
「入力する時間がとれない」という方々には特におすすめのソフトになります。
資料を電子データとして保存する
続いては、紙媒体の資料を電子データとして保存するソフト「DocuWorks」をご紹介します。
例えば、契約書や請求書、またはFAXで受け取った資料等は「紙」であることが多いと思います。
「紙」の状態では、紛失や破れたりするなどのリスクが伴います。
そこで、このDocuWorksを使い、「紙」の資料を「電子データ」として保管します。
DocuWorksとFAXを連携させれば、受信した資料は紙で出力されず、「電子データ」として保存されます。
また、DocuWorksとスキャナーを連携させれば、預かった契約書等をスキャンし、「電子データ」として保管できます。
これにより、預かった資料を紛失することはなくなります。
また、半永久的に保管出来るため、例えば5年前の資料を見返すことも容易に出来ます。
費用面で言うと、
ペーパーレスになりますので印刷紙などの購入費用は削減できますが、
データとして保管するため、別途サーバーやディスクなどの記憶媒体の購入が必要になるかと思います。
そのため、費用面での恩恵は受けにくいですが、リスクの削減は確実に出来ます。
遠隔地からパソコンを操作する
最後に、ご紹介するのは、「RemoteView」です。
こちらを利用すると、自分のパソコンやモバイル機器から遠く離れた場所にあるパソコンを
インターネットを介して、いつでもどこでも遠隔接続して簡単に遠隔操作が出来ます。
イメージとして、弊所の使用例をご紹介します。
弊所では、ノートパソコンをメインに使っており、基本的にデータ、資料はノートパソコンに保存せず、
事務所の共通サーバー、パソコンに格納しております。
そのため、外出時にノートパソコンを持ち出した際、外出先からRemoteViewを使って、
事務所の共通パソコンに接続し、遠隔地からデータ等を操作、閲覧しています。
このような使い方をすると、場所・時間を問わず、データをいつでも操作、閲覧できます。
また、万が一ノートパソコンを盗難等されても、データ自体は共通サーバーにありますので、情報漏洩のリスクが削減出来ます。
ツール・ソフトは日々進歩する
ここまで、以下のソフトを取り上げてきました。
・会計処理：MFクラウド
・文書管理：DocuWorks
・遠隔操作：RemoteView
インターネットを始めとする技術の進歩により、便利なツール・ソフトが日々開発されています。
我々もついていくのに必死ですが、便利なソフトを利用することで課題を解決出来るのであれば、
積極的に採用しても良いかと思います。
その際は、費用対効果の検証、他ソフトとの比較検討をお願いいたします。
今回取り上げたソフトの詳細を知りたい、詳しい事例等にご興味があれば、
お気軽にお問い合わせ頂ければと思います。
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