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こんにちは。廣岡会計事務所の矢野です。
個人の方の確定申告期限を迎えましたが、みなさま申告は無事にお済になりましたでしょうか。
個人事業の方は、1年間の取引を集計して申告をしますので領収書の保存も大変だと思います。
そこで、今回は電子帳簿保存法の国税書類のスキャナ保存の概要について説明したいと思います。
特に平成28年の改正で、スキャナ保存の要件が緩和され、スマートフォンやデジタルカメラでの
撮影保存(スマホ撮影保存)が可能となりました。
スキャナ保存制度とは
スキャナ保存制度とは、企業が外部から受領した請求書、契約書、領収書などの書類、あるいは
自社が発行したこれらの書類の控えをスキャナで読み取って、画像データとして保存することで、原紙
書類を破棄することができる制度です。
スキャナ保存のメリット
スキャナ保存やスマホ撮影保存のメリットとして、次の点が挙げられます。
(1)保存コストや業務コストの削減。
(2)電子データのため、検索できるので業務の質が向上。
(3)クラウド会計と連動して、取引の記帳も簡単に。
(4)環境にやさしく、ワークスタイルも変革できる。
スキャナ保存の改正事項の概要
スマホ撮影保存の概要は、次のようなものになります。
(1)スマホ等での撮影の前に書類に自らの署名をすること。
(2)撮影後、3日以内にタイムスタンプを付すこと。
(3)Ａ4サイズ以下の書類については、大きさに関する情報は不要で、解像度と階調に関する情報のみを保存すること。
(4)税理士が書類と画像データのチェックをすると、内部けん制が簡略化できる。
(出展：TKC)
スキャナ保存の要件
スキャナ保存の主な要件には、次のような項目があります。
(1)スキャナ保存開始の3ヶ月前までに「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」を所轄税務署等に提出し、承認を受けること。
(2)対象となる書類によって入力期間の制限があります。
(3)所定の要件を満たすタイムスタンプを付すこと。
(4)保存した後の処理が適正かどうか所定の規定を定めて、これに基づき事務処理を行うこと。
(小規模企業者は、定期的な検査を顧問税理士が行うこととしている場合には、関連する各事務を別の者が行う体制は不要になります。)
その他にも要件がございますので、一度スキャナ保存を始める前にごご相談いただければと思います。
これから、ますます電子化が進んでいくと思われますので、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。
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